Александр Ольшанский, президент компании Imena.UA: "Для любой крупной компании важно научится работать с рынком без банка"

Новые правила регистрации командированных работников

31.01.2010 |

Категория: 001, 2010, Финансовый вестник - финансы‚ налоги‚ страхование‚ бухгалтерский учет

Е.В.Орлова, директор департамента внутреннего аудита ООО "Комо"

Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 г. N 739н (зарегистрирован Минюстом России от 13.10.2009 г. N15008) утверждены порядок и специальные формы учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. Документ разработан во исполнение п. 8 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. N 749, и вступил в силу через 10 дней после официального опубликования.

Новый порядок регистрации: что изменилось

Итак, отныне каждая компания обязана вести учет своих сотрудников, которые направлены в служебные поездки, а также учет работников других организаций, которые, наоборот, приезжают к ней в командировку. Для этого предназначены две специальные формы учета командированных сотрудников:
журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия);

журнал учета работников, прибывающих в организацию, в которую они командированы (журнал прибытия).

Для организации учета командированных сотрудников работодатель или уполномоченное им лицо приказом

(распоряжением) должен назначить сотрудника компании, ответственного за ведение журналов выбытия и прибытия, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях. Кроме того, работодатель или уполномоченное им лицо обязан обеспечить хранение журналов выбытия и прибытия в течение 5 лет со дня их оформления в установленном порядке. Таковы требования пп. 5 и 6 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 г. N 739н (далее - Порядок учета N 739н).

Новое - это хорошо забытое старое

Следует отметить, что еще в п. 6 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция N 62) была установлена обязанность как министерств, ведомств, так и организаций вести в соответствующих журналах регистрацию лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки в данную организацию. Рекомендуемые формы этих журналов были установлены в приложениях 2 и 3 к Инструкции N 62. Руководитель министерства, ведомства, организации своим приказом должен был назначить лицо, ответственное за ведение таких журналов регистрации и производство отметок в командировочных удостоверениях. Поэтому в этой части порядок регистрации командированных сотрудников, установленный приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 г. N 739н, практически не отличается от старого, зафиксированного в Инструкции N 62.

Хотя порядок не нов, но, как показывает аудиторская практика, многие коммерческие организации не вели регистрацию командированных сотрудников, считая, что приложения 2 и 3 к Инструкции N 62 носят для всех рекомендательный характер. Использовали же они в качестве дополнительного аргумента тот факт, что, например, для учета регистрации командированных работников федеральных государственных органов применяются формы журналов, установленные постановлением Росстата от 23.12.2005 г. N 107 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету федеральными государственными органами работников, выезжающих и приезжающих в служебные командировки" (а не приложения 2 и 3 к Инструкции N 62, как это записано в этой самой Инструкции). Это - формы N ТК-1 (гос) "Журнал учета федеральным государственным органом работников, выезжающих в служебные командировки" и N ТК-2 (гос) "Журнал учета федеральным государственным органом работников, приезжающих в служебные командировки", которые несколько отличаются от установленных в приложениях 2 и 3 к Инструкции N 62 форм.

Те же компании, которые вели учет командированных работников, использовали для этого либо собственные формы журналов выбытия и прибытия, либо формы журналов из приложений 2 и 3 к Инструкции N 62.

Теперь же все коммерческие организации обязаны применять новые формы журналов выбытия и прибытия. Основание - п. 8 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. N 749, приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 г. N 739н.

Что изменилось

Отличия нового порядка регистрации командированных сотрудников от прежнего заключаются в следующем:

пунктом 6 Порядка учета N 739н установлен срок хранения журналов прибытия и выбытия - 5 лет со дня их оформления в установленном порядке.

Именно такой срок хранения этих документов установлен в п. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000 г. (в редакции от 27.10.2003 г.). При этом п. 2.9 данного Перечня определено, что исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. То есть применительно к рассматриваемой ситуации, например, исчисление срока хранения журнала выбытия (журнала прибытия), пронумерованного, прошитого и скрепленного подписью уполномоченного лица и печатью компании, законченного делопроизводством в 2009 г., начинается с 01.01.2010 г.
Отметим, что в Инструкции N 62 сроки хранения журналов выбытия и прибытия вообще не были определены;

- есть принципиальные отличия в содержании самой информации журнала выбытия.
Так, новый журнал выбытия (в отличие от прежнего) содержит более лаконичную информацию: номер по порядку, ФИО командированного работника, номер и дату командировочного удостоверения, место командирования с расшифровкой наименования организации и пункта назначения.

Принципиально то, что теперь в этом документе не фиксируется общий срок командировки своего сотрудника, как это было ранее. Очевидно, это связано с тем, что начиная с 25.10.2008 г.(1. 25.10.2008 г. - дата вступления в силу Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г.

N 749.) никаких ограничений по предельному сроку служебных командировок как по России, так и за рубеж, как это было ранее, больше нет.

Работодатель вправе самостоятельно устанавливать срок командировки с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. N749.

Еще одним отличием новой формы журнала выбытия является указание в нем места командирования сотрудника компании с детализацией наименования организации и пункта назначения.

Прежний журнал выбытия (приложение 2 к Инструкции N 62) включал в себя еще и такую дополнительную информацию, как занимаемая должность командированного работника, ФИО и должность работника, подписавшего командировочное удостоверение, даты фактического выбытия и фактического прибытия (что позволяло определить общий срок командировки сотрудника), расписку командированного сотрудника в получении командировочного удостоверения. При этом старый документ не содержал необходимую информацию о месте командирования сотрудника. Новый журнал прибытия включает в себя такую же информацию, как и прежний. Исключение составляет только должность прибывшего в командировку работника, которая теперь не должна указываться. Как и раньше, журнал прибытия фиксирует время пребывания физического лица в месте командирования.

Для чего нужны журналы выбытия и прибытия

Журналы выбытия и прибытия могут служить косвенным доказательством самого факта служебной командировки; источниками данных о географии служебных командировок, количестве командировок и командированных работников (в отношении своих сотрудников) или продолжительности командировок, количестве приезжавших специалистов, частоте деловых контактов (в отношении прибывших в компанию специалистов). Поэтому эти документы могут использоваться, прежде всего, для статистического, управленческого и кадрового учета в организации.

Справедливости ради надо отметить, что для целей бухгалтерского и налогового учета журналы выбытия и прибытия не являются первичными учетными документами в контексте ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и ст. 313 Налогового кодекса РФ (НК РФ).

Однако в случае возникновения налоговых споров они могут быть использованы в качестве косвенных доказательств (по запросу налоговых органов) при признании в налоговом учете организациями-исполнителями, подрядчиками и другими компаниями расходов по договорам возмездного оказания услуг, договорам подряда и прочим договорам как в целом по сумме расходов, так и в части расходов на служебные командировки. Поясним это на примере.

Пример

ООО "Импульс" (г. Москва) арендует квартиру в г. Твери для проживания своих работников, направляемых в служебную командировку в Филиал ООО "Импульс", находящийся в г. Твери.

Понятно, что расходы на содержание арендованной квартиры (в частности, оплата коммунальных услуг) должны осуществляться постоянно, а не только в те дни, когда в квартире живет командированный сотрудник. Да и договориться по поводу аренды квартиры сразу на длительный срок менее хлопотно и гораздо проще, чем урывками - на кратковременные (труднопредсказуемые для арендодателя) периоды командировок сотрудников арендатора. Плата за аренду квартиры, а также за коммунальные платежи, исчисленные за то время, когда служебная квартира пустовала, в налоговом учете не признаются в расходах, так как эти затраты не удовлетворяют критериям п. I ст. 252 НК РФ.

Расходы на содержание арендованной квартиры в г. Твери (арендная плата, коммунальные платежи) ООО "Импульс" признает для целей исчисления налога на прибыль в составе других расходов, связанных с производством и реализацией. Основание - налоговая учетная политика ООО "Импульс", п. 4 ст. 252 НК РФ, подп. 49 п. I ст. 264 НК РФ, п. 1 ст. 252 НК РФ. Но только в той доле расходов, которая приходится на период фактического проживания командированных работников в этой квартире. То есть за период со дня прибытия сотрудника вместо командировки (г. Тверь) и до дня его выбытия из места командировки (из г. Твери). Это особенно важно, в том числе и в ситуациях, когда в период служебной командировки работники ООО "Импульс" возвращаются на выходные дни в Москву, а в понедельник снова уезжают в г. Тверь.

Таким образом, сумма ежемесячных расходов на содержание арендованной квартиры (арендная плата, коммунальные платежи) в г. Твери должна учитываться в расходах пропорционально количеству дней фактического использования арендуемой квартиры командированными сотрудниками ООО "Импульс", определяемому непосредственно на основании отметок в командировочных удостоверениях. Но, как показывает аудиторская практика, в случае возвращения работников в течение срока служебной командировки в Москву на выходные дни, такие отметки в командировочном удостоверении не производятся, что само по себе является ошибкой.

Банковские услуги

Финансовые услуги

Бизнес-справка

Форумы

Барсетка

Новые правила регистрации командированных работников

Александр Ольшанский, президент компании Imena.UA: "Для любой крупной компании важно научится работать с рынком без банка"

Досье

Вы можете получать все обновления сайта Investfaq.ru прямо на Вашу почту!

Комментарии читателей:

Prostobank.ru — Личные финансы

Что делать, если страховую компанию лишили лицензии?

Investfaq.ru — Бизнес-финансы

Управление активами: рынок, которого нет

Prostobankir.com.ru — Банковские новости

Приоритет - удержать клиента. А может, привлечь нового?

Партнеры